Verslag Algemene Ledenvergadering 2019
Dorpshuis Ilpendam
Zondag 31 maart 2019, aanvang 15,00 uur
28 leden aanwezig van de 47 Bivobo leden, 10 afwezig met kennisgeving waarvan 10 met machtiging, 9 afwezig zonder kennisgeving
er waren samen 44 deelnemers voor deze vergadering
- Opening en welkom ALV 2019
Voorzitter Wijnand 52 opent de vergadering indachtig ons jubileumfeest van vorig jaar.
Introductie van de nieuwe leden:
nr 3 Christa en Guus
nr 18 Simone en Gerhard
nr 41 Eelco en Marije
nr 48 Pauline en Ton
Korte persoonsbeschrijving staat op de website en moet beschermd zijn achter ons wachtwoord.
Afscheid van en veel dank aan Eke 38 voor haar werk gedurende 8 jaar.
Rudolphine en Gabriele 30 komen in het bestuur met de intentie om speciale aandacht aan de verbinding tussen de leden te geven. Doen dit om te beginnen een jaar op proef.
- Goedkeuren van de notulen ALV 2017
De notulen van de Algemene Ledenvergadering 2018 worden goedgekeurd met dank aan de schrijvers.
Lukas 9 vraagt aandacht voor het te snel varen. Er worden dit voorjaar borden geplaatst met max 6 km. We vernemen dat er een nieuwe strenge waterpolitie is gekomen.
- Goedkeuren van de jaarrekening 2018
De penningmeester licht de grote punten toe:
- Ons jubileumfeest 20 jaar was niet begroot
- De verzekering voor de helling is nieuw
- We besteden steeds meer werk uit dan in het verleden maar dat blijft wel mooi binnen het budget van de tuincommissie.
De kascommissie vindt een dubbele betaling voor de WOZ en is verder akkoord.
Het besluit van het bestuur om niet meer per landje maar per lidmaatschap contributie te heffen wordt teruggedraaid.
Contributie voor 2019 gaat weer per landje met de kanttekening dat er een uitzondering bestaat voor een aantal met name genoemde landjes die al in het verleden door de ALV zijn samengevoegd tot één landje en één contributie weliswaar nog met 2 nummers: 2-4, 5-7, 6-8, 44-46, 49-51, 55-57. Later werden nog 4 landjes aangeschaft door een buurman.
Arjen 6 wijst op de historie en de besluiten daarover en Lukas 9 ondersteunt de gedachte om alleen per lidmaatschap contributie te heffen. Bestuur zal met een voorstel hierover komen.
Na de Kascommissie gehoord te hebben komt het voorstel:
de jaarrekeningen 2018 goed te keuren en het bestuur te dechargeren. Dit wordt unaniem aangenomen.
De kascommissie controleert of de uitgaven correct en rechtmatig zijn.
De kascommissie is voor komend jaar in dezelfde samenstelling opnieuw benoemd: Otis 50, Wouter 42 en Hans 40
- Goedkeuren van de financiële begroting 2019
De begroting 2019 wordt goedgekeurd. Zie Bijlage
Arjen wijst erop dat in deze begroting wordt uitgegaan van 51 contribuanten.
De contributie voor 2020 wordt 200 euro. In 2013 was de AVL al akkoord gegaan met dit bedrag.
Ingegaan wordt op het belang om een eigen vermogen dat voldoende groot is om een ernstige calamiteit op te kunnen vangen ter vrijwaring van de leden. Geopperd wordt een bedrag van min 50.000
- Verslag vanuit het bestuur door de voorzitter.
- De Havenmeester. Maarten 13 heeft na een aantal maanden zijn functie overgedragen aan de tuincommissie die dit er voorlopig bij doet. Met veel dank aan Maarten voor zijn inzet.
- Ook de distributie van gasflessen geschied door de tuincommissie
- Ernstig achterstallig onderhoud van een tweetal tuinen is aangepakt. De eigenaren zijn er op aangesproken en er is door de Bivobo opdracht gegeven aan een extern bedrijf om de tuin te saneren op kosten van de eigenaar. Bivobo zal een daartoe uitgegeven bedrag terug vorderen van de eigenaar. Tuinen moeten voldoen aan een minimale onderhoudsplicht; anders zijn zij tot last van de buren en omwonenden.
- Bouwsels en hekwerken die buiten toegestane maten zijn gebouwd. Het is ieders eigen verantwoordelijkheid binnen de vaste maten te blijven zoals aangegeven in onze reglementen. Nieuwe bouwsel bij voorkeur vooraf bespreken met de tuincommissie om misverstanden te voorkomen. Het bestuur vindt het onplezierig om als handhaver op te moeten treden na overtredingen van de regels hierover, maar zal dat zeker wel doen. Het is en blijft ieders persoonlijke verantwoordelijkheid.
- Verslag terrein- en tuincommissie
Berend 58 en Ferry 28.
Ferry leest de toelichting voor op het beleidsplan. Zie bijlage.
Er is besloten een fietsstrook aan te leggen langs de schuur. Dit wordt met paaltjes of stenen aangegeven. Auto’s worden verzocht 1,5 meter van de muur te parkeren.
De binnenhaven is aan onderhoud toe. Het douch/toilet bouwsel wordt vernieuwd als onderdeel van het meerjarenplan.
De vuilcontainer is weer open. LET OP alleen voor huisvuil dus geen bouwafval, rommel of tuinresten. Bij voorkeur de vuilzak mee nemen naar huis.
De gemeenschappelijke tuin bij Margreet 27/29 krijgt complimenten
Tijn en Dinkie 20 onderhouden het gebied rondom de haven. Arjen 6 onderhoudt zijn deel bij het Zuidpad
Laat iedereen zijn deel van het pad onderhouden, regelmatig snoeien, Japanse knoop, brandnetel, braam, berenklauw bamboe en andere woekeraars weghouden en vooral geen tuinvuil erop storten. De Bivobo ziet er dan verzorgd uit maar blijft bijzonder.
Schoonmaakagenda van de toilettengroep 2019
April Trudy 22
Mei Marleen 15
Juni Arjen 6-8
Juli Margreet en Jannie 27 en 49
Aug Agnes 55
Sept Anita en Marleen 25 en 15
Oct Pauline 48
- Verslag haven en helling
De Haven valt voorlopig onder de tuincommissie
De helling: Aan Pieter 21 is gevraagd een verslag te maken over de staat van onderhoud . Een uitvoerig verslag gaat hierbij als bijlage.
De conclusie is dat de helling thans in een redelijk goede staat van onderhoud verkeert maar dat de gehele verantwoordelijkheid voor de bediening en gebruik ervan ligt bij de gebruiker.
Om duidelijk te maken dat binnen de vereniging de verantwoordelijkheid vanaf nu anders georganiseerd is, doet het bestuur het voorstel om Art 10 van het Huishoudelijk reglement te wijzigen in:
Artikel 10: De Helling
De helling is een afgezonderd deel van de parkeerplaats met een lierinstallatie en hellingkar voor vaartuigen tot ca 9 meter.
- De helling is beschikbaar alleen voor leden, behoudens uitzonderingen, ter beoordeling van het bestuur. De helling wordt niet commercieel gebruikt.
- Alvorens de installatie in werking te stellen dient de gebruiker na te gaan of het materiaal in goede conditie verkeert. Mocht er onderhoud nodig zijn dan dient dat eerst aan het bestuur te worden gemeld en worden voorzien. Pas daarna kan er gebruik van worden gemaakt.
- Het gebruik van de helling gebeurt geheel onder eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker.
- Schade aan de helling of aan derden is voor rekening van de gebruiker. De betreffende tuin van de gebruiker geld hierbij als onderpand.
- Voor gebruik wordt er een vergoeding gevraagd als bijdrage in de algemene kosten.
- Kosten voor het gebruik van de helling worden jaarlijks vastgesteld door het bestuur.
- De hellingperiode bedraagt max 14 dagen per boot.
- Er is een groep vrijwilligers die op verzoek behulpzaam kunnen zijn bij gebruik.. Binnen deze groep wordt de hellingagenda bijgehouden. De gebruiker is en blijft de verantwoordelijke.
- Alvorens de helling te gebruiken moet het contract waarin bovenstaande is weergegeven worden gelezen en ondertekend.
Deze wijzing Art 10 wordt door de vergadering unaniem aangenomen.
- Verslag website
Kort verslag door Janneke 36. Applaus voor haar, want we zijn erg blij met onze website. Er zijn op jaarbasis 2400 bezoekers, dat zijn er 200 per maand of 7 per dag. Er wordt gemiddeld 3 minuten per bezoek gekeken. De plattegrond is 849 bekeken, De regels worden 262 keer bekeken.
9- Rondvraag en afsluiten
Pieter 21 Vertelt ons het enthousiaste verhaal van De Grutto die hoog op de prioriteit staat om beschermd en gestimuleerd te worden door met name het grondwaterpeil in Nederland iets te verhogen. We zijn trots op alle Grutto’s in ons bijzondere Ilperveld.
De vergadering wordt afgesloten en gaat over in een gezellige borrel met snacks aangeboden door de vereniging.
Wouter 42 vertoont een prachtige film van ons lustrum en flitsen van ons terrein in zomer en winter. De Bivobo is en blijft een heel bijzondere plek en dat is goed te zien op zijn film. Dank dank.
Om 5.30 gaan we naar huis want het pontje sluit om 6 uur precies.
Bijlage
Brief van de tuincommissie
Beste leden,
Naar aanleiding van de vorig jaar tijdens onze ALV gestelde vraag omtrent een meerjarenplan hebben wij een overzicht gemaakt met zaken die ons gemeenschappelijk terrein betreft. Er zijn onderdelen die al uitgevoerd zijn e/o in uitvoering zijn. Daarnaast zijn er ook onderdelen die onder onze constante aandacht zijn zoals de paden bij Bivobo aangezien deze onderhevig zijn aan voortdurende verzakking i.v.m. de ondergrond.
De rest van de onderdelen in het overzicht zullen in de komende jaren worden aangepakt. Hierbij houden we uiteraard rekening met het budget dat hiervoor beschikbaar is. De uitvoering en de hiervoor benodigde coördinatie zal voor een groot deel bij de tuincommissie liggen. We benadrukken dat deze volledig op vrijwillige basis werkt. Hierdoor zal de planning voor werkzaamheden flexibel moeten worden geïnterpreteerd.
Vanuit de gedachte dat eigen inzet leidt tot meer gevoel voor verantwoordelijkheid t.a.v. ons gezamenlijke terrein willen we jullie als leden ook van harte uitnodigen om deze werkzaamheden te ondersteunen en daar waar mogelijk mee te helpen. Tenslotte maken meewerkende handen het werk dat gedaan moet worden lichter en leuker. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan extra aandacht voor de gemeenschappelijke tuin en dan met name het deel dat direct aan jullie percelen grenst. We vragen jullie te proberen om deze delen te onderhouden en bijvoorbeeld zorg te dragen voor klein snoeiwerk en voor het zo veel mogelijk terugdringen van woekeraars zoals “Japanse Knoop, Bamboe, Winde & Hop”. Een aantal tuinen behoeven zoals eerder door ons opgemerkt ook zorg of versteviging van afscheiding, zodat we elkaar hierdoor geen overlast bezorgen en waardoor het onderhoud voor de tuincommissie niet bemoeilijkt wordt. Het terrein krijgt hierdoor bovendien een opgeruimd gezicht.
Goeds, namens de tuincommissie, Berend & Ferry
Het meerjaren onderhoudsplan Bivobo
Bijlage Onderhoud helling verslag
Verslag van inspectie helling 29 maart 2019
- Dit is het eerste verslag van een inspectie van de helling op het terrein van BIVOBO op 29 maart 2019 door Ir P.Karsten
- Het doel van de inspectie is het bestuur van BIVOBO te informeren over de toestand van de helling
- Werkwijze van de inspectie: Het betreft een niet destructieve en optische inspectie van de helling
- De scheepshelling bestaat uit de volgende delen:
- De hellingkar
- de geleiden rails
- De lier
– De hellingkar.
De helling kar heeft 4 luchtbanden en deze banden zijn in goede staat.
Het frame heeft lichte roestplekken , maar is verder in goede staat
– De geleide rails .
is breed uitgevoerd en dit garandeert de stabiliteit van het geheel en is goed verankerd op de oeverkant.
– De lier.
De lier is elektrisch en werkt op 220V 3 fasen stroom. Hij bestaat uit een lier met een elektromotor met een oude ( autoversnellingsbak) die dienst doet al reductie kast . Deze drijft met twee kettingen de draadtrommel aan. Op de draad trommel bevind zich een rem en een ontkoppelaar.
De elektromotor is uitgerust met een aparte relaiscontrolekast en is in 20 18
van nieuwe relais voorzien.
De relais worden apart gestuurd met een losse handbediening.
De toestand van de elektrische installatie is redelijk en is onbeschadigd
De kabel op de trommel heeft een diameter van 18 mm en is in een redelijke staat.
Overige zaken.
Naast de lier is er een brandblusser aanwezig.
Het gebruik van de helling is in het huishoudelijk regelement art 10 uitvoerig beschreven.
De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het stophout en het aanbrengen van het stophoud.
- Algemeen. De lier is in een redelijke staat en geschikt voor het doel om kleine ijzeren woonboten uit het water te halen. De bediening wijst zich zelf. Het betreft een 4-10 hellingbeurten per jaar.
- In verband met de risico’s heeft het bestuur bepaald dat de helling alleen bestemd is voor leden en dat het hellingen gebeurd op eigen risico van de gebruiker/eigenaar. Het bestuur geeft geen assistentie bij het hellingen en wijst ook geen functionarissen aan die bij het hellingen kunnen/moeten assisteren.
- Ook zal de gebruiker verantwoordelijk zijn voor het in acht nemen van de vigerende milieu eisen
Landsmeer, 30 maart 2019 getekend P.Karsten